В соответствии с  Инструкцией по делопроизводству в ГУ «ВО Минфина России», утвержденной приказом начальника ГУ № 571 от 28 ноября 2006 года в управлении отряда организована работа по обеспечению документооборота. Для регистрации приказов и распоряжений ГУ заведен журнал учета нормативных документов. Заведены книги для регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Входящая корреспонденция докладывается начальнику филиала-отряда после регистрации и вручается исполнителю под расписку в журнале учета. В соответствии с п. 2.2.16. Инструкции по делопроизводству в ГУ «ВО Минфина России» на исполненных документах проставляются отметки об исполнении и направлении его в дело. Указываются ссылки на подготовленные ответы, проставляется дата и подпись исполнителей и номер дела, в котором будет храниться документ. На вторых экземплярах писем, которые остаются в филиале-отряде проставляется виза о согласовании документа и заверительная подпись.
В декабре месяце по предлагаемой Главным управлением форме утверждена номенклатура дел на 2011 год, в соответствии с которой формируются дела. Прохождение внутренних документов организовано  в соответствии с общим порядком исходящих-входящих документов. Для регистрации издаваемых филиалом–отрядом приказов заведены журналы учета нормативных документов в соответствии с номенклатурой дел. Подготовленные филиалом-отрядом приказы визируются заместителем начальника филиала-отряда, главным бухгалтером и исполнителем. При согласовании документа проставляется дата согласования и  должность. Все приказы доводятся до заинтересованных лиц.
Проводимые филиалом–отрядом служебные совещания оформляются протоколами. В протоколе указываются фамилии лиц, ответственных за проведение порученных мероприятий и сроки их исполнения.
При оформлении документов соблюдаются требования Инструкции, указываются все реквизиты. Контроль осуществляется путем проверки хода исполнения и напоминания исполнителям о подготовке необходимых материалов и ответов, представления докладов или справок о ходе исполнения. В целях установления действенного контроля за сроками исполнения документов заведен экран контроля. Срок исполнения контрольных документов указывается и в журнале регистрации  и выставляется контрольная карточка на экран. Еженедельно на служебных совещаниях начальнику филиала-отряда докладываются данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов.
Каждый журнал, книга регистрируются в день их заведения за отдельным порядковым номером, и выдается исполнителям под роспись в журнале учета журналов, картотек и законченных производством дел. Закрытые журналы, книги и дела всех служб хранятся в архиве филиала-отряда. Дела с истекшими сроками хранения уничтожаются по Актам.
В целях совершенствования документационного обеспечения отряда и во исполнение приказа начальника ГУ «ВО Минфина России» № 933 от 05 октября 2004 года создана экспертная комиссия и утверждено Положение об экспертной комиссии. В соответствии с наставлением по архивному делу в ГУ «ВО Минфина России» ведется подготовка документов к архивному хранению. Проводится экспертиза ценности документов, и составляются акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения. В 2009 году в соответствии с Актом №1  о выделении к уничтожению дел за 2001-2003 гг., не подлежащих дальнейшему хранению утвержденным начальником  филиала-84 отряд и согласованным с Главным управлением были уничтожены дела. дела со сроками хранения 3 года, уничтожаются  по Акту без согласования с Главным управлением.  Проводится работа по формированию дел с длительными сроками хранения в соответствии с требованиями Наставления по архивному делу и в соответствии рекомендациями ГУ ………….закуплены папки архивного хранения.
Планируется провести в 1 квартале 2011 года заседание экспертной комиссии филиала-отряда для проведения экспертизы ценности документов, книг, журналов учета  за прошлые года с истекшими сроками хранения и утратившими практическое значение с учетом новых сроков хранения.

Комментарии

Добавить новый

3.26 Copyright (C) 2008 Compojoom.com / Copyright (C) 2007 Alain Georgette / Copyright (C) 2006 Frantisek Hliva. All rights reserved."